内容証明郵便の書き方とテンプレート【Word無料ダウンロード・文例付き】

　内容証明郵便は、自分で作成して郵便局から送ることができます。ただし、謄本の字数・行数や訂正の仕方など、細かなルールが決まっています。
　このページでは、弁護士が作成した内容証明郵便のテンプレート（Word形式）を無料で配布するとともに、書き方のルールと、文面を作るときの注意点を解説します。

内容証明郵便のテンプレート（Word・無料ダウンロード）

　次の3種類のテンプレートを用意しました。いずれも日本郵便のルールに合わせて1行20字・1枚26行に設定済みなので、入力するだけで字数・行数の制限を守ることができます。

• 書式テンプレート（白紙）：どのような内容にも使える基本の書式
• 文例1：未払い代金の請求書（会社・事業者間）
• 文例2：貸したお金の催告書（個人間）

　テンプレートはご自身の責任で、事案に合わせて修正してご利用ください。

書式テンプレート（1行20字・1枚26行）

　表題・本文・日付・差出人・受取人の欄だけを設けた白紙の書式です。請求書、通知書、契約解除通知など、どのような内容にも使えます。

▶ 内容証明郵便の書式テンプレートをダウンロード（Word形式）

文例1：未払い代金の請求書（会社・事業者間）

　商品の代金や業務委託の報酬が支払われない場合に、支払いを請求する文例です。

▶ 未払い代金の請求書の文例をダウンロード（Word形式）

記入のポイント

• 【　】の部分は、該当するものを選んで書き換え、【　】は削除してください。
• 契約日・支払期日・金額は、契約書や請求書と食い違いがないよう確認してください。
• 遅延損害金の利率は、契約で定めた利率があればその利率を、定めがなければ法定利率を記載します。不要であれば、この一文は削除しても構いません。
• 個人事業主の方が送る場合は、「当社」を「私」に書き換えてください。

文例2：貸したお金の催告書（個人間）

　知人などに貸したお金が、返済期限を過ぎても返ってこない場合に、返済を求める文例です。

▶ 貸したお金の催告書の文例をダウンロード（Word形式）

記入のポイント

• 借用書がない場合は、【（同日付の借用書のとおり）】を削除してください。
• 一部だけ返済を受けている場合は、2つ目の【　】で後ろの文を選び、返済額と残金を記載します。
• これからお金を貸す方は、借用書（金銭消費貸借契約書）テンプレートもご覧ください。

内容証明郵便の書き方のルール

用意するもの

　窓口で内容証明郵便を出す場合は、次のものを用意します。

• 内容文書（相手に送る文書）1通
• 謄本（内容文書の写し）2通：郵便局の保管用と、差出人の控え用です
• 封筒（差出人と受取人の住所・氏名を記載したもの）
• 差出人の印鑑（訂正や契印に使います）

　テンプレートを使う場合は、同じものを3部印刷すれば足ります。用紙は市販の内容証明用紙である必要はありません。

字数・行数の制限

　謄本は、次のいずれかの字数・行数で作成する必要があります。

　この制限は謄本についてのもので、相手に送る内容文書には字数・行数の制限はありません。ただし、内容文書と謄本は同じ内容でなければならないため、実際には3部とも同じ書式で作るのが一般的です。

使える文字と字数の数え方

　使える文字は、仮名、漢字、数字、括弧、句読点、一般的な記号です。英字は、会社名などの固有名詞に限って使えます。
　字数は、記号も1字として数えます。括弧は、開き括弧と閉じ括弧の1組で1字と数えます。テンプレートで入力する際は、数字も全角で入力すると、画面上の字数と実際の字数がずれずに済みます。

訂正するとき

　謄本の文字を訂正・挿入・削除するときは、元の文字が読めるように残したうえで、欄外または末尾の余白に訂正した字数と箇所を記載し、差出人の印を押します。パソコンで作成する場合は、修正して印刷し直すほうが確実です。

2枚以上になるとき

　謄本が2枚以上になる場合は、つづり目に契印（ページをまたいで押す印）が必要です。文例のテンプレートも、記入する内容によっては2枚になります。

差出人・受取人の住所と氏名

　謄本の末尾には、差出人と受取人の住所・氏名を記載します。テンプレートのように本文の末尾に記載しておけば、別に付け加える必要はありません。

文面を作るときのポイント

何に基づく請求なのかを特定する

　「いつ、どのような契約に基づいて、いくらを請求するのか」を具体的に書きます。請求の根拠があいまいだと、相手に反論の余地を与えるうえ、後で裁判になったときに証拠としての価値も下がります。

金額と期限をはっきり書く

　請求する金額と、支払いの期限（「本書面到達後○日以内」など）を明記します。期限を区切ることで、その後に交渉や法的手続に進むかどうかを判断しやすくなります。

強すぎる表現や事実と異なる記載は避ける

　相手を威圧するような表現や、事実と異なる内容を書くと、かえって話がこじれたり、こちらが責任を問われたりするおそれがあります。テンプレートの「法的手続をとることを検討いたします」程度の、落ち着いた表現にとどめるのが無難です。

配達証明を付ける

　内容証明郵便だけでは、相手に届いたことまでは証明されません。相手に届いた日を証明するために、配達証明を付けて送ることをおすすめします。

内容証明郵便の出し方と料金

郵便局の窓口で出す

　内容文書・謄本2通・封筒・印鑑を持って、郵便局の窓口に行きます。内容証明郵便はすべての郵便局で取り扱っているわけではないため、事前に最寄りの郵便局で取り扱いがあるか確認してください。

e内容証明（電子内容証明）で出す

　日本郵便の「e内容証明」を使えば、インターネットから24時間差し出すことができます。ただし、文書の作成ルールが窓口とは異なり、日本郵便が配布している専用の雛形を使う必要があります。このページのテンプレートは窓口用です。

料金の目安

　日本郵便によると、謄本が1枚の内容証明郵便を定形郵便物で出す場合の料金は、内容証明の加算料金480円、郵便物の料金110円、一般書留の加算料金480円の合計1,070円です（2026年11月時点）。謄本が2枚以上になる場合や、配達証明・速達を付ける場合は、その分の料金が加わります。

自分で送る前に弁護士への相談を検討したいケース

　テンプレートは、請求の内容がはっきりしていて、相手と争いがない場合を想定しています。次のような場合は、自分で送る前に弁護士への相談をご検討ください。

• 相手が支払いの義務そのものを争っている、反論してくることが予想される
• 請求する金額が大きい
• 時効が迫っている（内容証明郵便による催告と時効の関係）
• 相手の住所がわからない（公示送達）
• 送った後の交渉や裁判まで任せたい

　内容証明郵便を送って、それで解決する事件はそれほど多くありません。弁護士にご依頼いただければ、文面の作成だけでなく、送付後の交渉や裁判まで一貫して対応することができます。また、弁護士名を記載した内容証明郵便は、相手に本気度が伝わりやすく、早期の支払いにつながることもあります。

　当事務所では、内容証明郵便の作成のみのご依頼もお受けしています（弁護士名を記載しないもので1万円～、記載するもので3万円～・税別）。費用の詳細は内容証明郵便のページをご覧ください。福岡で内容証明郵便の作成や、未払い金・貸金の回収にお困りの方は、小川・橘法律事務所にご相談ください。